Blogi

Lean ja ICT vammaishuollossa: Tietotekniikka vammaisten asukkaiden kirjauskäytäntöjen kehittämisessä

Soveltamalla Lean johtamisen periaatteita, tietotekniikkaa sekä omia tavoitteitamme lisätä sitä aikaa, jonka ammattihenkilöstö tekee asukastyötä, kehitimme uuden tavan tehdä asukkaita koskevat kirjaukset. Kirjausten tekemiseen käytetty aika henkilöstöllä lisääntyi, mutta niin lisääntyi asukkaiden kanssa käytetty aikakin. Miten tämä oli oikein mahdollista? 

Päivi Kinnunen ja Arto MononenHonkalampisaatio_kehittäminen_kommunikaatio

Asukkaan kanssa käytetty aika mittarina

Mitä on Lean ja millä ajatuksin sitä voisi soveltaa vammaisten henkilöiden palveluasumisessa ja sen vaikuttavuuden parantamisessa? Onko Lean johtamisella palveluasumisessa tarkoitus lyhentää läpimenoaikaa, vähentää hukkaa vai kenties lisätä asukkaan kanssa yksilöllisen elämän suunnittelun mukaan käytettyä aikaa ja siten palveluasumisen vaikuttavuutta?

Honkalampi-säätiön Kanervapihan palvelukodissa on 10 asukasta. Kanervapiha on tarkoitettu kodiksi kehitys- ja vaikeasti vammaisille henkilöille. Kanervapihan - siinä kuin monen muunkin - asumisyksikön kehittämishaasteita tuli esille Lean johtamisen soveltamisohjelman esiselvityksenä toteutettua ohjaushenkilöstön työajankäytön seurantaa ja arviointia.

Kunkin päiväsaikaan työvuorossa olevan asukasohjaajan työajasta keskimäärin jopa 72 minuuttia havaittiin liittyvän tiedonsiirtoon ja -vaihtoon kuten omaisyhteistyö ja palaverit, mutta myös asukaskohtaiset kirjaukset asiakashallintajärjestelmään. Tämä työaika oli kaikki pois suorasta asiakastyöstä asukkaan kanssa. Osa siitä oli puhtaasti tietokoneella palvelukodin toimistossa tehtävää asukkaiden tietojen ja tapahtumien päivittämistä ja kirjaamista asiakastietojärjestelmään.

Henkilökunta kiinnitti huomionsa tähän haasteeseen ja henkilökunnan aloitteesta Kanervapihassa päätettiinkin kokeilla toimintamallia, jossa asukas itse osallistui omien kirjaamistensa tekemiseen.

Tätä varten palvelukotiin hankittiin läppäri ja siihen riittävät softat ja yhteydet. Näin asukas-kirjaamiset saatettiin tehdä vaikkapa asukkaan omassa asunnossa. Palvelukodin toimisto (jossa palvelukodin tietokone tietenkin oli) arvioitiin liian levottomaksi ja myös tietosuojan kannalta riskialttiiksi paikaksi, koska siellä kuitenkin puhelin soi toistuvasti ja sekä asukkaat että ohjaajat joutuivat käymään siellä erinäisissä yhteyksissä.

Tietotekniikan käyttö on helppoa ja lisää asukkaan kanssa käytettyä aikaa

Kanervapihan kymmenestä asukkaasta kuusi osasi ja ymmärsi sanoa tai kertoa jollakin kommunikaatio-menetelmällä, mitä he halusivat kirjoitettavan itsestään ja päivästään asiakastietojärjestelmään. Nämä asiat olivat esimerkiksi päivän tapahtumia sekä niihin liittyviä tuntemuksia ja kokemuksia. Kokonaisuudessaan asukkaat olivat erittäin innokkaita kertomaan asioita ja osallistumaan kirjaamiseen.

Eräs asukkaista esimerkiksi koki erittäin mukavana sen, että sai itse näppäillä läppäriä, kunhan vain ohjaaja neuvoi kirjain kirjaimelta, mitä nappia painetaan. Eräs toinen asukas puolestaan koki kirjaamisen ohjaajan kanssa mukavaksi ja tykkäsi siitä, että ohjaaja tuli hänen luokseen kirjaamaan hänen asioitaan. Hänkin halusi aina itse kokeilla tietokonetta.

Kolme asukasta kävi yhteisellä kesäisellä kokki-retkellä. Nuo kolme asukasta kokoontuivat yhdessä ohjaajan kanssa ulos terassille juttelemaan leirin kuulumisia. Läppäri oli mukana ja siinä samalla kirjattiin tietojärjestelmään leirikuulumiset kaikille siellä mukana olleille. Tapahtuman kokivat kaikki mukavana ja se vahvisti yhteenkuuluvaisuuden tunnetta.

Positiivista oli asukkaan kanssa kahden vietetty aika ja lisääntynyt asukkaan yksilöllinen huomiointi. Myös yhteishenki parani. Eikä sovi unohtaa, että asukkaiden ja ohjaajien keskinäinen luottamus lisääntyi kohisten kun kirjaamisia ei tehtykään enää jossakin lukkojen takana ja salassa.

On syytä huomata, että asukkaiden kanssa tehdyt kirjaukset koskivat myös esimerkiksi lääkitystä, terveydentilaa, haastavaa käyttäytymistä ja raha-asioita. Näiltä osin ohjaushenkilöstö koki, että asukkaan kanssa saatiin monesti erittäin aiheellinen mahdollisuus ja tuokio keskustella tärkeistä ja jopa vaikeista asioista. Henkilöstön oma ammatillisuus haastettiin toistuvasti, kun kirjattavista asioista keskusteltiin asukkaiden kanssa säännön mukaisesti. Negatiivisena palautteena on pidettävä ainoastaan sitä havaintoa, että asukastietojen päivitys ja kirjaaminen veivät tällä tavoin toteutettuna pidemmän aikaa kuin silloin kun ne suit sait kirjoitettiin itsekseen toimistossa. Toisinaan aikaa meni niin kauan, että se häiritsi jo muiden asioiden tekemistä.

Lean johtamista vai ihan muuta?

Kokeilu oli onnistunut. Koska asukkaiden kanssa käytetty aika kirjaamisten teossa oli usein huomattavasti pidempi kuin mitä aiemmin käytettiin asukaskirjausten tekemiseen, on yksi vahva kehittämis-askel tästä eteenpäin se, että kaikkien asukkaiden kirjaamisia ei tehdä yhdessä joka ilta, vaan kunkin kanssa vuoroittain ja kenties siten, että kirjauksia tehdään niiden asukkaiden kanssa, joilla on ollut uusia tai yksilöllisen elämän suunnittelun kannalta tärkeitä kokemuksia.

Kokeilu oli yksi operaatio, jolla pyrimme soveltamaan omia tulkintojamme Lean management - toiminnasta. Tällä kertaa olimme valinneet parametriksi asukkaan kanssa vietetyn ajan. Tällä tavoin yhdessä tukiprosessista (hallinnolliset tehtävät/kirjaukset ja tiedonvaihto) tehtiin tiivis osa ydinprosessia (asukkaan yksilöllinen elämisen tuki).

Asiaan on muitakin leaneja näkökulmia. Jos asukaskirjauksia tarkastelee yksittäisenä operaationa niin leaneinta voisi olla tehdä se yksin, nopeasti, toimistossa ja häiritsemättä. Se säästäisi ohjaushenkilöstön aikaa. Mutta mihin sitä aikaa säästyisi: Siihen, että asukkaiden kanssa voisi keskustella niistä tärkeistä asioista, joista keskustellaan heidän kanssaan kirjauksia tehdessä?

Kinnunen toimii Honkalampi-säätiössä palvelukotivastaavana ja Mononen palvelujohtajana


Jaa kirjoitus

Seuraa kirjoituksia

Tilaa rss Tilaa rss-syöte
 

Kommentit

Kirjoita uusi kommentti:

Nimimerkki


Kommentti

Luemme kaikki kommentit ja tarkastamme ne yksitellen ennen niiden julkaisua.




Takaisin